Wie man gut mit Übersetzungsagenturen zusammenarbeitet

Roman Zelenka

Roman Zelenka

8. 4. 2019

Wenn ich mit neuen Kunden spreche, frage ich sie immer, welche Erfahrungen sie bisher mit anderen Übersetzungsagenturen gemacht haben. Mich interessiert das Thema, weil es mir Einblick darin gibt, wie sie mit den Agenturen zurecht gekommen sind und wie viel sie über den Übersetzungsprozess wissen.

Im Laufe der Jahre habe ich bemerkt, dass die Firmen meistens folgende Schwierigkeiten mit den Übersetzungsagenturen haben:

  • Deadlines – Übersetzungen wurden oft zu spät geliefert.
  • Qualität – Häufig war viel zusätzliche Arbeit vonseiten des Kunden nötig, oft aufgrund von Problemen mit Stil oder Terminologie.
  • Preis und Gesamtkosten – Der angebotene Preis war unrealistisch, unerwartete zusätzliche Leistungen wurden benötigt, um den Auftrag abzuschließen oder die Kunden mussten einen signifikanten Zeitaufwand betreiben, um die Fehler selbst zu korrigieren.
  • Transparenz (für mich der interessanteste Punkt) - Kunden fühlten sich abgekoppelt vom Übersetzungsprozess, obwohl sie gerne mehr darüber gewusst hätten, was vor sich geht oder wie und ob sie helfen können.

Obwohl diese vier Kategorien unterschiedlich sind, führt ein Problem mit der einen Kategorie oft auch zu Schwierigkeiten mit den anderen.  Zum Beispiel kann eine schlecht gesetzte Deadline der Grund für eine Übersetzung schlechter Qualität sein und der Kunde muss letztendlich Zeit und Ressourcen aufwenden, um sie zu bearbeiten oder zu verbessern.

Meiner Meinung nach haben alle diese Probleme jedoch ihren Ursprung in der Kategorie Transparenz. Zu verstehen, wie die Übersetzungsagentur arbeitet, sorgt nicht nur für einen reibungslosen und effizienteren Prozess auf beiden Seiten, sondern macht auch die Zusammenarbeit angenehmer.

Ich möchte Ihnen ein paar Tipps geben, die Ihre Zusammenarbeit mit einer Übersetzungsagentur erleichtern und Sie zu einem ihrer absoluten Lieblingskunden machen.

Investieren Sie Zeit

Es gibt viele Art und Weisen, einen Text zu übersetzen, aber die beste ist immer, wenn von beiden Seiten viele Informationen geteilt wurden.

Um den Übersetzungsprozess zu verbessern, ist eine der effektivsten Vorgehensweisen, sich Zeit zu nehmen den Text vorzubereiten, bevor man ihn zur Übersetzung gibt.

Folgende Dinge können vorbereitet werden, um sicherzustellen, dass man eine Übersetzung von bestmöglicher Qualität erhält und vielleicht sogar etwas Geld spart.

·         Was sind die Ausgangs- und Zielsprache?

Geben Sie einfach an, in welcher Sprache der Text verfasst wurde und in welche Sprache Sie ihn übersetzt haben wollen. Manchmal kann es vorkommen, dass Ihre Dokumente mehrere Sprachen enthalten und das ist völlig okay. Stellen Sie nur sicher, dass Sie dies vorab erwähnen.

·         Können Sie die Ausgangsdatei zur Verfügung stellen?

Selbst wenn Sie sich noch in der Entscheidungsphase befinden und die Agentur um ein Angebot bitten, enthält die Ausgangsdatei viele hilfreiche Informationen, um ein realistisches Preisangebot zu geben.

·         In welchem Format ist die Datei? Ist sie editierbar?

Bei der Verarbeitung einer Übersetzung führt eine Übersetzungsagentur eine Analyse des Dokuments durch, um die Textmenge und einige andere wichtige Aspekte festzustellen.  Der einfachste Weg dabei zu helfen, ist es, eine editierbare Datei zu senden. Das kann zum Beispiel ein Word-Dokument sein oder sogar eine besondere PDF-Datei, die es dem Nutzer erlaubt, den Text herauszukopieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein bestimmtes Dateiformat passend ist, ist der jeweilige Projektmanager der perfekte Ansprechpartner für solche Informationen.

Können Sie den Text nicht in einem editierbaren Format bereitstellen, so haben einige Übersetzungsagenturen Spezialisten, die den Text aus der Ausgangsdatei extrahieren und für die Übersetzung vorbereiten können. Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass dieser Prozess nicht nur mehr Zeit benötigt, sondern außerdem den Gesamtpreis der Übersetzung in die Höhe treibt.

·         Was ist eine Deadline?

Für die Übersetzungsagentur ist es sehr hilfreich zu wissen, wann Sie die fertige Übersetzung benötigen, um die Übersetzung gegebenenfalls zu priorisieren und die Kapazitäten ihrer Übersetzer zu managen.

Wenn Sie mit einer Agentur zusammenarbeiten, auf die Sie sich verlassen können (was definitiv der Fall sein sollte), dann ist es wichtig, mit der Agentur die Deadline zu besprechen und ihnen so viel Zeit wie möglich zu geben, um den Auftrag fertigzustellen. Sie werden überrascht sein, wie viel Unterschied ein einziger Tag machen kann.

·         Wofür wird der Text benutzt werden?

Der Verwendungszweck hilft der Agentur ein angemessenes Qualitätsniveau einzuhalten und spart Ihnen möglicherweise Geld. Zum Beispiel benötigen Texte für interne Kommunikation für gewöhnlich weniger zusätzliche Arbeit als Marketing-Texte und sind daher auch nicht so teuer.

Wenn Übersetzer wissen, wofür der Text letztendlich benutzt werden wird, fällt es ihnen leichter, den am besten geeigneten linguistischen Stil zu wählen.

·         Können Sie noch anderes Referenzmaterial bereitstellen?

Beim Übersetzen eines Textes hilft es enorm, den Kontext zu kennen. Bevor Übersetzer mit einer Übersetzung beginnen, müssen sie entscheiden, welchen Stil sie verwenden. Durch das Bereitstellen von zusätzlichem Referenzmaterial, das die Übersetzer miteinbeziehen können, sorgt dafür, dass sie den Stil wählen, der am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Broschüren über das Unternehmen oder vorherige Übersetzungen sind perfekte Beispiele für solches Referenzmaterial.

·         Gibt es ähnliche Dateien, die Sie mit der Bestellung schicken können?

Versuchen Sie mehrere kleinere Übersetzungen zu einer größeren Bestellung zusammenzufügen. Dadurch wird der Übersetzungsprozess für alle Beteiligten verkürzt und außerdem wird sichergestellt, dass die Agentur den am besten passenden Übersetzer findet.

·         Gibt es irgendwelche anderen wichtigen Angaben über den Text?

Wie bereits erwähnt ist das Bereitstellen von Kontext eine der einfachsten Möglichkeiten den gesamten Übersetzungsprozess zu verbessern. Geben Sie gerne bei der Bestellung mehr Informationen über den Auftrag, auch wenn Sie nicht sicher sind, ob diese relevant sind. Zu viel Kontext gibt es nicht.

Vergleichen Sie die Angebote ganz genau

Die billigsten Angebote sind nicht immer die beste Lösung. Macht eine Übersetzungsagentur ein viel günstigeres Angebot, sollten Sie bei Ihrer Entscheidung genau aufpassen. Möglicherweise beinhaltet der billigste Preis gewisse wichtige Dienstleistungen, wie beispielsweise Korrekturlesen, nicht.

Außerdem ist es wichtig zu bedenken, dass die „billige“ Übersetzungsdienstleistung am Ende doch mehr kosten könnte, da Sie möglicherweise viel Zeit dafür brauchen, im Nachhinein Probleme zu lösen, die sie mit dem Endergebnis haben.

Beantworten Sie eventuelle Rückfragen der Übersetzer

Oft haben Übersetzer zusätzliche Fragen über einen bestimmten Text. In vielen Fällen kann die Übersetzungsagentur die Fragen beantworten. Wenn nicht, dann ist es jedoch wichtig, die angefragten Informationen so schnell wie möglich bereitzustellen. Nur so kann der Prozess weiterhin reibungslos ablaufen und die Qualität des Ergebnisses enorm verbessert werden.

Seien Sie neugierig

Seien Sie interessiert daran, wie Ihre Übersetzungsagentur Ihre Texte bearbeitet und bekunden Sie Ihr Interesse. Sie können jederzeit fragen, wie der Übersetzungsprozess von statten geht und sollten jede Chance nutzen, um etwas neues darüber zu erfahren. Dieses Wissen kann Ihnen eine Menge Geld sparen und macht den gesamten Prozess angenehmer.

IHRE LETZTE ÜBERSETZUNGSAGENTUR

Ich persönlich mag es, mit Unternehmen zusammenzuarbeiten, die genauso viel in unser Arbeitsverhältnis investieren wie wir.

Suchen Sie sich einen Sprachpartner, Sprachdienstleister, eine Übersetzungsagentur (oder wie auch immer Sie es nennen möchten) mit einer gleichen Herangehensweise, auch wenn das vielleicht nicht wir sind. Wenn Sie diese gefunden haben, arbeiten Sie am besten nur noch mit dieser Agentur – Sie werden keine andere mehr brauchen.

So wird Ihr Unternehmen Erfolg haben.

Roman Zelenka

Geschäftsführer bei ZELENKA Übersetzungen

 

Wenn Ihnen diese Anregungen gefallen haben, kann unsere Checkliste, die Sie hier herunterladen können, dabei helfen, die Punkte im Kopf zu behalten.

 

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